Presencia pública
Web del club
Explica programas, sedes, requisitos y siguiente paso en español e inglés. Conecta redes, Google y WhatsApp con la inscripción.
Responsable: club + DanielArquitectura y ruta de decisión · Versión de trabajo
Una experiencia clara para cada padre de familia. Una operación controlada para el club.
Así conectaremos la presencia pública, la inscripción, los pagos y la contabilidad por sede. Cada pieza tiene una función y un responsable.
Ruta de inscripción propuestaFuente actual de cuotas por confirmarAlcance técnico por validar
01
La decisión que vamos a explicar
El club necesita que un padre de familia encuentre información fiable y pueda inscribir a su hijo. También debe identificar a qué jugador, mes y sede corresponde cada pago. La web puede dirigir a la inscripción actual o incluir un registro propio si hace falta; la aplicación actual o un registro controlado debe seguir llevando las cuotas mientras el club define una fuente única de cobros.
Mapa completo del recorrido
La web informa y puede recibir la inscripción propia. Antes de contratarla, el club debe acordar si usará esa inscripción o la de la aplicación actual como registro vigente.
La operación del club organiza programas, equipos y cuotas; los datos de inscripción se comparten o cotejan con ese sistema.
La contabilidad confirma depósitos, clasifica ingresos por sede y permite cerrar el mes.
02
Qué hace cada pieza
Una aplicación no tiene que hacerlo todo. La arquitectura funciona cuando cada herramienta guarda la información que le corresponde y comparte solo lo necesario.
Operación
Gestión del club
La inscripción propia guardaría jugadores, padres y documentos. El club debe confirmar qué aplicación o registro lleva hoy equipos, cuotas y saldos. GotSport, Byga y TeamSnap ONE siguen como alternativas evaluadas para una posible sustitución.
Responsable: club + DanielControl
Pagos externos
Identifica pagos por Zelle o en efectivo con jugador, mes y sede. Una persona verifica la entrada real y aprueba las excepciones.
Responsable: tesorería por sedeCierre
Contabilidad
Recibe movimientos y reportes, concilia bancos y prepara resultados por sede. La contadora define las reglas contables.
Responsable: contadoraRegla principal: elegir una inscripción vigente antes de construir la propia; si la aplicación actual ya resuelve el registro y los documentos, la web puede enlazarla. La web, la fuente de cuotas y la contabilidad deben compartir un identificador claro de jugador. El club debe definir quién actualiza cada sistema para evitar registrar dos veces un ingreso. Después se concilia con el banco.
03
Cinco decisiones que debemos tomar
La web y el registro propio son la ruta comercial en estudio. La aplicación actual, las cuotas, los pagos y el alcance técnico requieren datos del club antes de cerrar la oferta.
| Pregunta | Dirección actual | Qué la confirma | Quién decide |
|---|---|---|---|
| ¿Sistema completo a medida? | No en esta fase. La propuesta limita el desarrollo propio a la web y al registro inicial; no incluye cobros ni contabilidad. | Prueba de los casos críticos y costo total a 1, 3 y 5 años. | Club + Daniel |
| ¿CRM personalizado? | No ahora. Retomar si se comprueba que se pierden consultas o interesados. | Volumen de consultas, seguimiento y conversiones. | Club + Daniel |
| ¿Plataforma de gestión? | Primero se verifica la aplicación actual y si su inscripción basta. GotSport, Byga y TeamSnap ONE siguen como alternativas futuras; contratarlas o configurarlas no forma parte de la propuesta actual. | Registro y documentos actuales, español, mensualidades, pagos externos, exportación, contrato y oferta. | Club + Daniel |
| ¿Herramienta contable? | Empezar por la que ya usa la contadora, si permite separar sedes y conciliar bancos. | Su flujo real, cuentas bancarias y prueba de reporte por sede. | Contadora + club |
| ¿Panel o IA para comprobantes? | Plantilla controlada primero. Panel u OCR solo si el volumen o los errores lo justifican. | Tres meses agregados y prueba del registro externo de la plataforma. | Tesorería + Daniel |
04
Cómo se lo presentaremos a Latinos Soccer Club
El relato reúne seis mensajes distribuidos en cinco capítulos. Los informes técnicos quedan como respaldo, sin cargar la presentación con toda la investigación.
Objetivo y urgencias
Web pública comprensible, inscripción y documentos organizados, pagos claros por sede. Preparar la solicitud de NorCal antes de su fecha límite.
Cómo funciona hoy
Redes o referidos → WhatsApp → formularios → documentos → pagos por distintos medios → hojas y recibos para la contadora.
Arquitectura recomendada
Mostrar el mapa anterior y explicar por qué el CRM a medida de la auditoría inicial dejó de ser la primera recomendación tras la reunión.
Elección de plataforma
Fortalezas, puntos por demostrar, contrato y precio pendiente de GotSport, Byga y TeamSnap ONE. El orden provisional no es una compra decidida.
Inversión y trabajo humano
Separar nuestro trabajo, licencia, procesamiento, contabilidad, correo institucional y tareas manuales. Usar 500, 750 y 1.000 jugadores como escenarios.
Ruta de ejecución
Preparación inmediata, información que debe aportar el club, pruebas con proveedores y decisiones necesarias antes de contratar.
05
Frentes de trabajo y orden
15 NOV
2026
2026
Fecha límite publicada por NorCal Premier
La solicitud en línea para nuevos clubes cierra ese día. NorCal indica que las solicitudes incompletas no se consideran. Ya verificamos la fecha y los componentes en su guía oficial. El club debe confirmar que esta es la categoría de membresía que solicitará.
| Frente | Preparar desde ahora | Decidir después | Resultado esperado |
|---|---|---|---|
| Solicitud NorCal | Confirmar categoría de membresía. Reunir código de conducta, misión, documentos legales, constancia de US Club Soccer, licencias, plan técnico, permisos de campos y referencias; verificar el resto de la lista oficial. | Completar la solicitud antes del 15 de noviembre de 2026, si esta convocatoria aplica al club. | Expediente completo para la evaluación de NorCal. |
| Presencia pública | Dominio, constructor actual, información básica del club, programas, sedes, contactos, fotos autorizadas y llamadas a la acción. | Arquitectura final de la web y, solo si se elige, campos del registro inicial propio. | Web bilingüe administrable que informa y enlaza la inscripción vigente; si se contrata el módulo propio, también permite inscribir al jugador. |
| Correo institucional | Revisar dominio y correos actuales; definir quién necesita buzón propio y qué direcciones pueden ser alias o grupos (por ejemplo, información general). | Comparar reenvío a Gmail, buzones del hosting y Google Workspace; configurar dominio, acceso móvil y autenticación del correo. | Direcciones del club con responsables claros y costo anual separado de la web. |
| Gestión del club | Identificar la aplicación que usan hoy los padres, dónde están las cuotas y quién actualiza los saldos. | Solo si se plantea sustituirla: demos y ofertas de Byga, GotSport y TeamSnap ONE. | Fuente vigente de jugadores, cuotas y pagos definida; sin doble captura sin responsable. |
| Registros existentes | Inventariar formularios, hojas y documentos; contar registros, campos faltantes y duplicados. | Validar con una muestra el servicio independiente de carga inicial del capítulo 05, si se elige registro propio. | Datos precargados para que los padres de familia completen o validen sus documentos. |
| Pagos y contabilidad | Entrevista con contadora, muestra de pagos por Zelle y efectivo, plantilla por sede y mapa de cuentas bancarias. | Política contable, herramienta existente o prueba comparativa y posible conector. | Reporte mensual y conciliación sin doble conteo. |
| Captación y comunicación | Ruta redes → web → WhatsApp o registro; accesos a cuentas y reglas mínimas de marca. | SEO local, fichas Google elegibles, contenido y automatización según capacidad. | Consultas mejor orientadas y mensaje coherente entre sedes. |
| Opcionales | Medir consultas perdidas, errores y horas de captura de comprobantes. | CRM, panel de pagos o IA solo con problema y retorno demostrados. | Desarrollo pequeño si resulta necesario. |
Qué pide NorCal: una web con información básica del club ayuda a presentar identidad, programas, sedes, contactos e inscripción, pero no determina por sí sola la admisión. La guía oficial de nuevos clubes también exige antecedentes de reclutamiento, ventanas de pruebas, operación, US Club, campos, equipos y documentos. El club debe comprobar de inmediato si cumple esas condiciones para esta convocatoria; la web no puede subsanarlas retrospectivamente.
Servicio independiente en la propuesta final: importar un archivo estructurado de registros existentes cuesta USD 1.000 por hasta 500 jugadores y USD 1,75 por cada uno adicional, sujeto a revisar una muestra. El padre de familia activaría su acceso y completaría los datos y documentos faltantes. Reconstruir manualmente archivos dispersos, resolver duplicados complejos o trasladar documentos históricos requiere otra estimación.
06
De la arquitectura a una propuesta de trabajo
La propuesta del capítulo 05 separa la web, el registro inicial, la carga de datos y el acompañamiento. Una sola cifra para «hacerlo todo» ocultaría los cobros, las licencias, la contabilidad y tareas que tienen responsables distintos.
Base pública
Web bilingüe, contenido institucional y por sede, contacto y enlace a la inscripción vigente, medición básica y reglas visuales mínimas. Definición del correo institucional.
Dominio, buzones o licencias de correo, plataforma y contadora se cotizan aparte.
Inscripción propia
Registro inicial en la web, acceso de padres, documentos acordados y exportación por sede. La normalización y carga de registros actuales se presupuestan por separado.
Alojamiento y almacenamiento son costos externos; los pagos y la contabilidad mantienen su proceso propio.
Crecimiento y soporte
SEO local, fichas Google elegibles, plan de contenidos/redes, ajustes y soporte recurrente.
Resultados de posicionamiento y captación no se garantizan.
Correo del club: tres caminos y su costo preliminar
La decisión depende del número de personas que necesitan una cuenta propia. Una dirección general como info@dominio-del-club podría ser un alias o un grupo, según quién deba responderla; no equivale necesariamente a otra licencia.
| Opción | Qué permite | Referencia para 5, 6 y 7 cuentas | Límite o condición |
|---|---|---|---|
| Reenvío a Gmail gratuito | Recibir mensajes del dominio en cuentas personales. | Gmail: USD 0. Falta cotizar dominio y servicio de reenvío. | La salida normal muestra la dirección @gmail.com. Google retirará en enero de 2027 «Enviar como» desde cuentas externas en Gmail personal; el reenvío entrante continúa. No lo tomaríamos como correo corporativo definitivo. |
| Hosting con buzones del dominio | Crear direcciones del club y usarlas en webmail o aplicaciones móviles compatibles con IMAP/SMTP. | Ejemplo público: Namecheap Stellar anuncia hasta 30 buzones y muestra USD 2,28/mes promocionales frente a USD 5,88/mes de referencia regular. Confirmar plazo, renovación e impuestos; no es proveedor elegido. | En ese hosting compartido el correo tiene límites de espacio y envío. Hay que revisar soporte, seguridad, dominio y la opción de alojar la web por separado. No se asume que este hosting sea adecuado para guardar expedientes de menores. |
| Google Workspace Business Starter | Correo del dominio en Gmail, administración de usuarios y herramientas de Google. | Compromiso anual: 5 usuarios USD 420/año; 6, USD 504; 7, USD 588 (USD 7 por usuario/mes, antes de impuestos). | Se paga por cuenta con acceso propio. Alias y grupos pueden evitar licencias innecesarias; la tarifa flexible sin compromiso es USD 8,40 por usuario/mes. |
Lectura para la propuesta: si varias personas deben enviar con el dominio y compartir trabajo en Google, Workspace es la referencia principal. Si solo se requiere correo corporativo de bajo costo, cotizaremos buzones alojados y sus límites. La cantidad final de cuentas dependerá de dirección, administración, contadora y profesores que realmente necesiten acceso propio. Precios y funciones consultados el 8 de octubre de 2026: Google Workspace, alias sin licencia adicional, cambios de Gmail, hosting de ejemplo y límites de correo.
Información que necesitamos para cerrar números y calendario
- Medios de cobro actuales, cuentas bancarias y una muestra sin datos personales de cómo registran cuotas y pagos.
- Herramientas, formatos y cantidad aproximada de registros existentes para dimensionar la migración.
- Sedes activas; el detalle histórico de altas y bajas puede añadirse si hace falta para el presupuesto.
- Herramienta y reporte que utiliza la contadora.
- Dominio y correos existentes; lista de personas que necesitan buzón propio y de direcciones generales que puede atender más de una persona.
También debemos confirmar
Qué aplicación usa hoy el club, si tiene algún acuerdo de GotSport por US Club, la categoría de membresía NorCal a la que aplicará y quién controla el dominio y el constructor de la web. Si el club considera cambiar de plataforma, las ofertas y las demos definirán su costo y alcance.
Los escenarios de 500, 750 y 1.000 jugadores son ejemplos de cálculo; todavía no representan el tamaño confirmado del club.
El rango antiguo de USD 5.000–7.000 para «software propio» fue una conversación inicial, no una cotización de un sistema completo. El capítulo 05 separa entregables y costos externos; el precio de un registro privado con cuentas y documentos sigue sujeto a validación técnica.