Fuente de cuotas del club
¿Quién debe qué? La aplicación actual o una hoja controlada debe relacionar jugador, sede, mes, cuota, descuento, pago aplicado y saldo.
El registro propio de la web no calcula estas cifras.03 · Solución de pagos y contabilidad
Del pago de cada jugador al cierre de cada sede.
Si se contrata el registro propio, este identifica al jugador y su sede, pero no genera mensualidades ni saldos. El club debe indicar dónde lleva hoy las cuotas y los pagos; la contabilidad comprobará cuánto dinero entró realmente y cómo se registra por sede.
Registro de jugadores + fuente de cuotas + control de pagos + contabilidad.
La primera pieza puede ser la inscripción de la aplicación actual o el registro propio opcional del capítulo 05. No sabemos todavía cuál es la fuente vigente de cuotas y saldos: la aplicación actual del club o una hoja controlada. Ninguna de las tres plataformas comparadas acredita libro mayor, plan de cuentas y cierre contable completo. Comprar un CRM no resolvería la conciliación.
01 · Las tres piezas
Cada sistema responde una pregunta diferente
El ID del jugador conecta la inscripción con las cuotas y los pagos; no debemos asumir que los sistemas se sincronizan solos.
Control de pagos externos
¿A qué jugador corresponde este Zelle o efectivo? Referencia, mes, sede, responsable, comprobación y aprobación.
En la aplicación actual si lo permite; de lo contrario, en una plantilla controlada.Herramienta contable
¿Cuánto entró al banco y cómo cierra cada sede? Bancos, comisiones, gastos, cuentas, conciliación y reportes.
Primero, la herramienta que ya utiliza la contadora si sirve para este flujo.Regla para evitar duplicados: la herramienta contable no necesita generar otra factura por cada niño si la contadora acepta resúmenes controlados por sede y mes. El detalle de cada cuota debe permanecer en una fuente operativa definida por el club; importar jugadores a la web no importa sus deudas ni sus pagos.
02 · Qué ocurre con el dinero
Tres pagos, tres recorridos
La diferencia importante es quién ve el dinero y quién identifica al jugador.
El sistema identifica la cuota
Si la aplicación actual permite tarjeta, el padre de familia paga USD 200. Esa aplicación relaciona el pago con el jugador; el procesador descuenta su comisión y deposita el neto en el banco. La web cotizada no procesa tarjetas.
USD 200 cobrado− USD 6,10 comisión de referenciaUSD 193,90 depósito estimado
Tarea humana: comprobar que el depósito agrupado y las comisiones coincidan con el reporte del sistema que realmente cobra.
El banco ve el pago; la plataforma no sabe de quién es
Entra USD 200 al banco, quizá enviados por alguien con otro apellido. Tesorería identifica jugador, sede y mes; anota la referencia y aplica el pago en la fuente de cuotas del club.
USD 200 en banco→ jugador identificación humana→ cuota aplicación manual
Tarea humana: confirmar la entrada bancaria y revisar, si existe cobro automático, que la cuota no vuelva a cobrarse.
El club debe crear el rastro
Una persona recibe USD 200, entrega un recibo numerado, registra a qué jugador, mes y sede corresponde, custodia el dinero y lo deposita en la cuenta definida por el club.
Recibo al recibir→ depósito en el banco→ conciliado tras comprobar
Tarea humana: un segundo responsable comprueba el depósito y aprueba la aplicación de la cuota.
La comisión de USD 6,10 usa la tarifa pública estándar de Stripe para una tarjeta nacional (2,9 % + USD 0,30). Es solo un ejemplo: la tarifa real depende de la plataforma y del contrato.
03 · Cómo se concilia
Conciliar significa que tres registros cuentan la misma historia
Cuota del jugador, evidencia de pago y movimiento bancario deben coincidir.
1 · Fuente de cuotasCuota y jugadorQué mes se debía y si aparece pagado.
2 · EvidenciaReferencia del pagoID de tarjeta, confirmación Zelle o recibo de efectivo.
3 · BancoDinero recibidoDepósito neto, fecha y cuenta de la sede.
- Descargar o revisar las cuotas y pagos de la fuente actual. Separarlos por sede, mes y medio de pago. Una exportación CSV es una hoja de datos, no una conciliación hecha.
- Revisar banco y caja. Identificar depósitos de tarjeta, Zelle y efectivo. Si varias sedes comparten cuenta bancaria, cada movimiento conserva la sede asignada en el registro.
- Resolver excepciones. Pago sin jugador identificado, importe distinto, cuota duplicada, reembolso o efectivo sin depósito. Nadie marca “conciliado” solo porque exista una captura de pantalla.
- Aplicar cada pago una sola vez. Si llegó por Zelle o efectivo, tesorería lo marca contra la cuota correcta en el registro de cobros vigente y anota quién lo hizo.
- Cerrar con la contadora. Ella valida el tratamiento de ingresos, anticipos, descuentos y comisiones; compara el banco con los registros y entrega el resultado por sede.
Ejemplo sencillo: de una cuota de USD 200 pagada con tarjeta, el banco podría recibir USD 193,90. El reporte debe mostrar USD 200 cobrados, USD 6,10 de comisión y USD 193,90 depositados. Quién asume la comisión depende del contrato y de cómo se configure el cobro. En Zelle, si el banco recibe USD 200 y la cuota aparece pagada por USD 200, la diferencia debe ser cero. La contadora define cómo registrar estas cifras según la política del club.
Reporte mensual para la contadora: sede · mes · cuotas generadas · cobros por tarjeta, Zelle y efectivo · comisiones · depósitos · saldos pendientes · pagos sin identificar · reembolsos. Fuera de la plataforma se usan códigos de jugador, evitando nombres de menores en hojas auxiliares. La sede se asigna a cada pago aunque comparta cuenta bancaria con otra.
04 · Software externo
¿Cuál herramienta contable usar?
Primero se revisa la que ya usa la contadora. Si sirve para varias sedes y bancos, introducir otra solo añade trabajo.
Recomendación provisional: conservar la herramienta actual de la contadora si permite conciliar las cuentas bancarias y emitir ingresos por sede. Si no cumple, probar las opciones siguientes con un mes de datos ficticios. No comprar todavía Zoho CRM ni mandarlo a personalizar: Zoho Books es un producto contable distinto.
| Opción | Precio de lista | Cómo separaría sedes | Qué falta probar |
|---|---|---|---|
| Herramienta actual de la contadora | USD 0 adicionales si el club ya la paga y el plan sirve | Usar la estructura que ya conoce. | Reporte por sede, importación bancaria y acceso del club. |
| Zoho Books Standard | USD 15/mes con pago anual USD 180/año | Etiquetas de reporte. Las “ubicaciones” nativas no están en Standard. | Si las etiquetas satisfacen el cierre de todas las sedes. |
| Xero Growing | USD 59/mes USD 708/año | Categorías de seguimiento; Xero documenta ubicaciones como ejemplo. | Confirmar su disponibilidad en el plan estadounidense y el reporte exacto. |
| QuickBooks Online Plus | USD 140/mes USD 1.680/año | Clases o ubicaciones; funcionalidad publicada para Plus. | Que el flujo de la contadora y las cuentas bancarias del club encajen. |
Zoho Books también ofrece ubicaciones nativas en planes superiores: Premium incluye 3; Elite incluye 8 y cuesta USD 120/mes con pago anual (USD 1.440/año). Esto importa si el club tiene cuatro sedes y las etiquetas no son suficientes. Precios de lista sin promociones ni impuestos.
Conexión entre herramientas: la propuesta del capítulo 05 no incluye integrar el registro propio con la aplicación actual ni con el software contable. El club tendría que exportar los jugadores desde la web y cotejarlos con la fuente de cuotas; después, la contadora recibe el resumen de cobros y los extractos bancarios. Byga, GotSport y TeamSnap ONE siguen como alternativas evaluadas, no como módulos contratados en esta propuesta.
05 · Presupuesto de la solución contable
Qué cuesta el software y qué cuesta el trabajo manual
La licencia no aumenta por tener más jugadores si se llevan resúmenes por sede. El trabajo de identificar pagos sí aumenta.
| Concepto anual | 500 jugadores | 750 jugadores | 1.000 jugadores |
|---|---|---|---|
| Registro y conciliación manual de Zelle/efectivo | USD 2.500 | USD 3.750 | USD 5.000 |
| Software nuevo, según opción | USD 180–1.680 | USD 180–1.680 | USD 180–1.680 |
| Total anual con software nuevo | USD 2.680–4.180 | USD 3.930–5.430 | USD 5.180–6.680 |
Modelo de trabajo manual: 12 cuotas por jugador, 50 % pagadas fuera de línea, 2 minutos para registrar y verificar cada pago, y valor interno de USD 25 por hora. Es una hipótesis optimista de pagos rutinarios y un costo de tiempo, no necesariamente una factura nueva; los casos difíciles y los honorarios de la contadora van aparte. Si la contadora ya dispone de software adecuado, la licencia adicional puede ser USD 0 y el total coincide con la primera fila. El monto real depende de cuántos pagos externos reciba el club.
Para no sumar dos veces: el capítulo 02 ya incluyó USD 708/año de referencia para software contable y este mismo trabajo manual en sus escenarios de plataformas. Esas tablas comparan una contratación futura; no son el costo anual de la web y el registro propio del capítulo 05. El trabajo de conciliación sigue existiendo si el club conserva su sistema actual.
Fuera de este presupuesto contable: la web, el registro propio y la carga inicial de USD 1.000 por hasta 500 jugadores más USD 1,75 por cada adicional aparecen en el capítulo 05. También quedan aparte los honorarios de la contadora, custodia y depósito de efectivo, resolución de excepciones y cualquier automatización adicional.
06 · Lo que debemos acordar
Una sesión de trabajo con la contadora decide el diseño final
El club debe llevar datos agregados y ejemplos ficticios, sin información personal de menores.
01¿Qué programa usa hoy?
Plan, licencias, cuentas bancarias y posibilidad de separar cada sede.
02¿Qué reporte necesita?
Ingresos, comisiones, saldos pendientes y fecha de cierre por sede.
03¿Cómo reconoce los ingresos?
La contadora define caja o devengo, anticipos, descuentos y reembolsos.
04¿Acepta resúmenes controlados?
Evita copiar una factura por jugador y por mes en dos sistemas.
05¿Quién registra y quién aprueba?
Asignar responsable por sede para Zelle, efectivo y corrección de errores.
06¿Qué pasa con una diferencia?
Definir plazo, evidencia y quién puede cerrar una excepción.
Fuentes y límites de este capítulo
Precios de lista de Estados Unidos consultados el 7 de octubre de 2026; las promociones y el impuesto no se usaron. Los procedimientos de conciliación son un diseño propuesto que la contadora debe validar con los libros reales del club.